Trabajo Voluntario, Liderazgo es Servicio

Alguna vez estuvo en una reunión para elegir el comité de un grupo y cuándo pidieron voluntarios se dio cuenta que muchos miraban para todos lados y muy pocos alzaban la mano para ofrecerse, sin embargo, hay que reconocer los gratos recuerdos que se generan y llevan luego de una actividad organizada por aquellos voluntarios que en su momento se ofrecieron para trabajar por el grupo.

Pensaba en ello hace una semana cuando luego que de un largo día de trabajo en la oficina me encontraba revisando las cuentas de un grupo y me di cuenta que estaba viendo varias cosas simultáneamente como un almuerzo de reencuentro de amigos del colegio, un paseo de integración del salón de mi hijo menor, otro paseo a un club con familias del grado de mi otra hija, una cena bailable de padres del salón de otra de mis hijas, además de la organización de un domingo familiar para la integración de los padres del mismo salón y haciendo planes para el futuro de su promoción; y por si fuera poco colaborando para una organización de profesionales que tienen entre manos organizar un congreso y otra cena.

En algún momento me pregunté ¿cómo es que llegamos a esta situación? ¿dónde me he metido?, y recordé el momento inicial que comentaba cuándo se solicitan voluntarios y terminaba alzando la mano junto con mi esposa para colaborar a favor de un grupo. Por eso me animé a hacer un alto a los temas de blog para hablar sobre el trabajo voluntario, pero no aquel que esté relacionado a organismos no gubernamentales u obras de bien social, sino aquel que se realiza entre un grupo de amigos o padres de familia que puede ser del colegio, de amigos, de una institución profesional, etc.

No es mi intención reclamar por la falta de apoyo así que espero que mis amigos no se sientan identificados, pues al final los objetivos se consiguen con mayor o menor esfuerzo, sino ayudar y animar a muchas personas y familias a que participen de estas actividades, a que se decidan ser parte de algún comité y brindar su apoyo voluntario en beneficio de un grupo, pero que también le va a traer satisfacciones o beneficios personales como:

1. Generación de momentos para el recuerdo: hace algunas semanas luego de una actividad, una amiga madre de familia me agradecía por los momentos que había vivido junto con su familia luego de un paseo, que dichos recuerdos los conservaría por mucho tiempo, por lo que es reconfortante generar esos momentos que quedan para el recuerdo de nuestros hijos y amigos.
2. Conocer nuevas personas y generar amistad: en la medida que un grupo se va conformando a través de actividades de integración, tenemos la posibilidad de conocer nuevas personas ampliando nuestro círculo de amistades, personas con las cuales en futuro iremos ganando confianza y por que no conseguir un socio o proveedor en base a los intereses comunes o simplemente amigos con los cuales compartir muchos momentos en nuestra vida.
3. Entretenimiento y actividades en grupo: en una sociedad con un ritmo de vida tan ajetreado, resulta una buena opción disfrutar de gratos momentos al aire libre o en privado, donde podamos en grupo desestresarnos con diversas actividades como un paseo a un club, un campamento, un almuerzo o parrilla, un viaje en grupo, etc.
4. Desarrollo de habilidades de organización y liderazgo: en todo grupo siempre habrá algo para hacer para alguien y en la medida que uno se vaya involucrando a favor del grupo irá desarrollando algunas habilidades de organización en las diferentes actividades como desarrollar una agenda, distribuir encargos, llevar las cuentas, organizar juegos, etc., habilidades que le pueden servir en cualquier aspecto de su vida.

A veces creemos que liderar un grupo es estar por encima de todos, cuando al final es todo lo contrario y significa ponerse al servicio de todos por el bien de todos, y en la medida que el grupo se sienta comprometido con el trabajo en común, que los resultados se vayan consiguiendo, que los integrantes disfruten del momento y de las actividades es que cada uno va desarrollando su liderazgo y siendo reconocido por el grupo, todo en base al servicio que cada uno puede brindar.

Por lo tanto comparto algunos tips que espero le puedan ayudar a que se siga animando en ser parte de la coordinación de un grupo, y si ya es parte de algún comité o junta directiva espero le sirva para afinar algunas buenas prácticas en la gestión del grupo:

1. Comunicación, Comunicación, Comunicación: y lo repito por la importancia que tiene en la buena marcha de un grupo, pues muchas veces la gente no se involucra en las actividades del grupo pues no tiene conocimiento de como se organizan las actividades o no se siente representado en la toma de decisiones, por lo tanto en la medida que los mantengamos informados, que escuchemos sus intereses y preocupaciones, y en base a ello desarrollemos nuestras actividades conseguiremos la mejor respuesta por parte de los integrantes.
2. Base de Datos y Contactos: y para conseguir lo anterior tenemos que asegurarnos de establecer un canal de comunicación con todos los integrantes, hoy en día tenemos diversos medios, pero partamos de una buena base de datos o lista de datos básicos para poder contactar a cada uno de los integrantes y que se puedan mantener comunicados; esta es una labor continua dependiendo del tiempo de vida del grupo pues las personas cambian de datos de contacto como dirección, teléfono o correo, por lo tanto tenemos que estar pendientes de ir actualizando la base de datos de manera permanente.
3. Identificar Capacidades y Asignar Encargos: cada persona de un grupo tiene alguna habilidad o capacidad que puede ser utilizada en beneficio del grupo, por lo tanto dependerá de cuánto conocemos a las personas e identifiquemos dichas capacidades para poder asignar los diferentes encargos que siempre van a existir cuando organizamos una actividad. Las personas se van a sentir más valoradas en la medida que depositemos en ella nuestra confianza y en cada ocasión podremos ir asignando más encargos e identificado más gente para el apoyo que sea requerido.
4. Planificación y Ejecución: al igual que en nuestro trabajo tenemos proyectos que ejecutar y planificar, también estas actividades los podemos ver como proyectos en menor o mayor complejidad por lo tanto pasarán por su etapa de planificación en la que determinaremos el presupuesto en tiempo, costo y calidad, lo cual luego pasara a una etapa de ejecución en la cual iremos monitoreando los avances, haciendo la gestión de los riesgos y entregando los resultados esperados. No estaría demás identificar quien en el equipo tiene cierta experiencia en gestión de proyectos para que pueda contribuir en nuestras actividades.
5. Documentar los momentos: muchos de los espacios o momentos vividos merecen quedar en el recuerdo por siempre, por lo que además de un informe al cierre de una actividad, resulta muy útil y simpático tener un álbum de fotos de todo lo que se ha vivido en una actividad, alguna foto grupal donde se plasme a todos los integrantes y la alegría del buen momento pasado; esto nos va a servir de mucho para que aquellas personas que no nos pudieron acompañar por diversos motivos se interesen por nuestras futuras actividades y sean los primeros en apuntarse en una siguiente ocasión.
6. Monitorear los avaces y resultados: dedicarle algunos minutos al día tal vez al cierre para ir evaluando como vamos avanzando en la medida que nos acercamos a la fecha de un evento, llevando las cuentas y dando feedback a las personas de sus encargos o aportes; esto nos va a servir para que todo el grupo tenga confianza de como se va avanzando, que vea una transparencia en el manejo de las cuentas o aportes de ser el caso, y por lo tanto los anime a participar pues se dan cuenta que se están llevando bien las cosas.
7. Paciencia y Tolerancia: no todos los integrantes de un grupo pensamos igual y por lo tanto tendremos que tomarnos un tiempo para entender las principales motivaciones o preocupaciones en el grupo, así como tampoco no todos tenemos las mismas habilidades, así que dediquemos un tiempo para conocer y entender las prioridades de los miembros del grupo y procuremos recoger sus opiniones para en base a ello tomar las decisiones en bien de la mayoría del grupo, no siempre tendremos a todos contentos, pero en la medida que los tengamos en cuenta de seguro la mayoría se encontrará satisfecha.
8. Liderazgo es Servicio: como lo comenté anteriormente cada uno de los miembros de un comité o junta directiva se ponen al servicio de todo el grupo, lo cual significa estar pendiente de las necesidades u objetivos comunes, tal vez eso signifique dejar de lado el beneficio personal, pero no se preocupe, el grupo se da cuenta y lo va reconociendo, y así como usted se preocupa por todos, poco a poco verá que el grupo también se preocupa por usted, al final se conseguirá maximizar el beneficio o la utilidad para todos.

Dejo para el final, un tema que me apasiona relacionado al uso de la tecnología, pues hoy en día tenemos muchas herramientas que en la medida que las conozca y sepa utilizar nos aliviarán en regular o gran medida el trabajo de coordinación que se nos presentan para nuestras actividades, por lo que citaré algunas herramientas que suelo utilizar:

• Gmail, Outlook: estos u otros programas de correo para mantener la comunicación con todos los integrantes del equipo así como agendar las reuniones.
• Excel: o cualquier manejador de base de datos para poder contar con los datos de todos los integrantes que deberá mantenerse actualizado.
• Google Drive: para compartir documentos o fotos con el grupo, la base de datos también se puede implementar en esta herramienta.
• Facebook: básico para estar en contacto con los medios a través de un chat grupal o creando un grupo en la que se incorporen todos los miembros.
• WhatsApp: para mantener comunicado a todo el grupo en un evento, por ejemplo cuando hay un viaje e ir informando como vamos en la ruta y cualquier comunicación en general.
• Picasa, Flickr: u otras herramientas que nos permiten almacenar y compartir fotos con todos.
• YouTube, Vimeo: para almacenar y compartir los vídeos de nuestros eventos.
• Magisto: permite crear vídeos simples en base a las fotos o extractos de vídeo de un evento.
• TeamSnap: nos ayuda a tener una base de datos donde cada integrante administra sus datos y podemos organizar eventos y aportes.
• SurveyMonkey: para realizar encuestas y así tomar decisión en base a los votos de la mayoría así como conocer los gustos de los integrantes.
• Eventbrite: para organizar eventos y permitir la inscripción de los participantes así como poder comunicarse con los registrados.
• MailChimp: en caso requiera remitir correos masivos o con algún formato a nuestra base de datos de contacto, permite crear campañas interesantes.

Si encuentran alguna herramienta que consideran que pueda ser de utilidad, me pueden hacer llegar su comentario y así ir incrementando este listado que desde ya espero les pueda servir de algo o de mucho.
Espero que algunas de estas ideas o tips que pongo a su disposición le sirvan de ayuda y ojalá la próxima vez que se encuentre en alguna reunión y pidan voluntarios para conformar un comité, junta directiva o para organizar una actividad se anime a alzar la mano y ofrecerse como voluntario, ya me contarán como le va y la experiencia que le toque vivir.

Me encantaría contar con tus comentarios y saber tu opinión.
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