Controlando la forma de utilizar su tiempo

Seguro más de alguno se ha preguntado ¿Qué deseo hacer con mi tiempo? y en el fondo se busca estirar o hacer el mejor aprovechamiento de las 24 horas que tenemos en el día para cumplir con nuestra misión personal o profesional. Para ayudar en la reflexión en el articulo El Milagro del Tiempo revisamos un mensaje de Arnold Bennet que nos habla sobre aquel milagro que día a día nos ocurre con el tiempo.

En el artículo anterior Determinando prioridades empezamos a conversar sobre la existencia de algunas formas de utilizar mejor el tiempo como suspendiendo aquellas tareas o actividades de prioridad baja, encontrando a alguien que pueda hacer parte de su trabajo o siendo más eficiente en el trabajo que se realiza.

Ahora les voy a dejar algunas pautas para que pueda apreciar de una manera metodológica cómo controlar la forma de utilizar mejor su tiempo:

1. Establecer responsabilidades, prioridades y objetivos:

Nos sucede que preguntamos: ¿porque a veces no completamos nuestras metas que nos trazamos todos los años?, le puede ayudar revisar el artículo Metas, Objetivos y Acciones donde identificamos 3 pasos: define tus metas, define objetivos y ejecuta acciones a tiempo

2. Eliminar actividades innecesarias e inadecuadas:

Si hemos trabajado bien el punto anterior se dará cuenta que existen muchas veces actividades que son agradable de hacer, pero que resultan actividades de menor valor y que al comprender estas actividades veremos que pueden resultar interesantes o divertidas, pero que podría eliminarse, posponerse o realizarse en períodos de poca presión.
Por lo tanto en la medida de sus responsabilidades trate de organizar su tiempo para que pueda delegar tanto como sea posible.

3. Planificar y fijar un horario para distribuir su tiempo:

Entonces también hay que dejar un espacio de tiempo para planificar su tiempo y esto será de manera semanal y diaria. Dentro de esta planificación no olvide que hay que dejar espacio para algunas situaciones inesperadas que tendrá que resolver en su día a día.
Dentro de su planificación procure eliminar o reducir tantas distracciones como sea posible.

Con el tiempo se dará cuenta que al intentar y conseguir sacarle el mayor provecho de su tiempo esto le dará una mayor energía y le permitirá estar mejor enfocado en aquellas principales actividades que le ayudan al cumplimiento de sus objetivos y metas.

Y dado que hemos hablado de la planificación del tiempo, considero importante comentar algunos aspectos que debe tener en cuenta y que son parte de una adecuada planificación:

• Establecer objetivos: como hemos visto son partes de una meta y deben tener un fecha para completarse y se ejecutan con acciones especificas.
• Determinar los medios y recursos: para que las personas cumplan con sus actividades deben de contar con el soporte o recursos que le permitan ejecutarles con la calidad requerida.
• Asignar responsabilidades: requiere de establecer quién hará qué y para cuándo lo hará.
• Programar los pasos por seguir: nuestro plan se encuentra conformado por una serie de tareas que presentan una secuencia, es decir se establece un orden para su realización.
• Fijar el plazo para realizarlos: para cada una de nuestros entregables y actividades tenemos que realizar una estimación de su duración en tiempo, por lo tanto nuestro entregable será una secuencia inicial de actividades con sus plazos estimados de duración.
• Seleccionar la fecha para comenzar, lo que permitirá completar el objetivo de una fecha determinada en base a nuestro cronograma de actividades que hemos revisado en el punto anterior.
• Estimular las medidas y la forma de revisar los avances: como en toda ejecución tenemos que establecer las medidas de control que tomaremos para revisar de manera periódica que tan bien vamos avanzando y que acciones debemos tomar para encaminar el plan de ser requerido.

El tener en cuenta estos pasos le ayudará a la mejor organización de tu tiempo y de su trabajo, por lo como lo he mencionado le ayudará a encaminar y balancear adecuadamente su energía y de seguro le reducirá los niveles de stress en su día a día. Buena Suerte!

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