Proceso de Aprendizaje

Como hemos visto en el artículo anterior durante la ejecución del proyecto o la implantación de la iniciativa tendrá la oportunidad de liderar a un equipo de trabajo para llevarlos hacia un objetivo común que es la resolución del problema para nuestra área u organización.
Una herramienta o un sistema requiere para su eficiente uso que los usuarios pasen por un proceso de capacitación o de aprendizaje en la que se explique los beneficios y el adecuado uso de la nueva herramienta lo que va a permitir minimizar la resistencia que puede existir ante el cambio que se esta proponiendo, lo cual considera dar un tiempo necesario para asimilar la capacitación.

Para ello como responsable del proyecto deberá tener en cuenta algunos aspectos para asegurar que el proceso de aprendizaje se lleve de la mejor manera y pueda constituirse en el soporte necesario para el proceso de gestión de cambio que va a desarrollar como parte de la ejecución del proyecto:

Determinar qué necesidades hay
Revisar con el equipo de trabajo y los usuarios impactados cuales son las materias, contenidos o herramientas en las que requieren ser capacitados para el mejor manejo de los encargos o actividades en las que cada uno es responsable como parte del proceso a optimizar o cambiar.

Establecer confianza y expectativas mutuas
Es necesario conversar con los usuarios para establecer las expectativas sobre lo que se quiere alcanzar, sobre la importancia de las acciones que se piensan acometer y tener una visión compartida sobre la nueva realidad que se va a obtener una vez resueltos los problemas que se han decidido.

Llegar a acuerdos sobre los resultados
En base al conocimiento de las necesidades y expectativas de los involucrados en el proyecto se podrá establecer el acuerdo sobre los resultados que se esperan conseguir con el proceso de capacitación, cual es el nivel de capacidades a desarrollar y que pasará o el impacto si no llegamos a conseguir dichos resultados.

Reunir y comunicar la información
La comunicación en todos los niveles es importante, desde informar cuales son los objetivos del proceso de aprendizaje que se va a acometer, la forma o metodología en que se van a desarrollar los contenidos, explicar de manera clara y completa los contenidos según el formato que se decida.

Convertir la teoría en acción
En la medida que se van transmitiendo los conocimientos y el equipo va desarrollando sus capacidades tenemos que asegurar el proceso de pasar de la teoría a la práctica a través de distintas pruebas, simulaciones o pilotos para que los conocimientos se vayan asentando e ir dando el feedback al proceso de aprendizaje.

Respaldar los grandes pasos
El proceso de formación puede tomar su tiempo dependiendo del nivel de complejidad o la cantidad de temas a desarrollar por lo que debemos alentar al equipo a través de algunos reconocimientos en la medida que vayamos consiguiendo algunos resultados para lo cual nos servirá la medición de los indicadores y en base a ello decidir cuales son los valores intermedios sobre los cuales hacer un reconocimiento al equipo.

Evaluar el progreso individual y organizacional
En la medida que la ejecución del proyecto va avanzando y el proceso de aprendizaje se va consolidando es recomendable ir evaluando el progreso tanto de manera individual como grupal u organizacional. De manera individual veremos el progreso a través de los indicadores establecidos que pueden ser de cumplimiento de metas o de tiempos de atención; y de manera organizacional veremos cual es la performance de todo el sistema en su conjunto y de que manera el equipo se va cohesionando en base al conocimiento adquirido y la búsqueda del objetivo en común.