Gestión de las Adquisiciones

Durante la ejecución del proyecto vamos a requerir adquirir los recursos que son necesarios para el proyecto en algunos casos a través de una compra, alquiler o préstamo del recurso o en otros tomaremos la decisión por la producción propia, por lo que el rol del gerente de proyecto es importante en la preparación y aseguramiento de que el contrato incluya todos los requerimientos del proyecto, participando en la negociación del contrato y administrado sus cambios.

Hay que tener en cuenta que el proyecto en sí asume el rol de comprador y el proveedor que elijamos para el proyecto cumple el rol de vendedor. Se tiene que asegurar que todos los requisitos del proyecto se encuentren contemplados en el contrato, pues de no figurar se podrían cambiar luego sólo a través de un control de cambios.

Los procesos relacionados a la gestión de las adquisiciones son:

Planificar las Adquisiciones
Se busca resolver las principales necesidades para el proyecto como qué es lo que vamos a comprar, cómo, cuánto y a quién comprar, por lo que una de las decisiones que debemos tomar primero es si tenemos que producir el insumo según la calidad de nuestros proveedores o en realizar una compra según la especialización y la economía de escala que podamos conseguir.
Dependiendo del tipo de contrato que elijamos tendremos diversos retos que superar por lo que debemos analizar cual es la forma de contratación que se presta mejor para nuestras necesidades y la experiencia que podamos tener, las modalidades pueden ser llave en mano, precio fijo, costos reembolsables, pago con anticipos, pago contra entrega, entre las principales modalidades.

Efectuar las Adquisiciones
Consiste en realizar la convocatoria a los proveedores que puedan satisfacer nuestros requerimientos para que hagan llegar sus propuestas técnicas y económicas, para luego revisar las propuestas y elegir a los proveedores con los cuales tomamos la decisión de hacer la contratación.
Para efectuar de mejor manera las adquisiciones se recomienda diseñar un sistema o matriz para la selección de los proveedores en la que pondremos en base a criterios como las garantías que nos puede ofrecer el vendedor, su servicio de postventa, la valoración económica, la experiencia que pueda tener, la rapidez de la entrega, etc.

Administrar las Adquisiciones
Una vez realizada la contratación tenemos que ir evaluando en el tiempo la performance de los proveedores en relación a los requisitos que le hemos exigido en el contrato firmado y de ser requerido ir gestionando los cambios en los contratos para asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
A través de las revisiones de desempeño podemos evidenciar los logros y fracasos que se pueden haber tenido y se hace un monitoreo al avance y cumplimiento por parte del proveedor. Según lo especificado en el contrato o lo que acordemos entre el vendedor y el comprador se podrán realizar inspecciones por parte del comprador.

Cerrar las Adquisiciones
Consiste en aprobar y dar por cerrado cada uno de los contratos una vez cumplido con los entregables pactados en el contrato, que en la mayoría de casos será un requisito para el pago al proveedor. De presentarse alguna reclamación se debe haber previsto cuales son los mecanismos para resolver una controversia o de ser necesario ir a un arbitraje.