Durante la elaboración del plan de ejecución del proyecto revisamos que la segunda causa más importante de retrasos en los proyectos son los errores en la estimaciones por lo que hemos visto algunos errores comunes que se siguen durante el proceso de estimación, que ahora vamos a tratar de consolidar en algunas reglas o mejores prácticas a seguir al momento de hacer un estimación de tiempo o costos.
No hacer nunca estimaciones instantáneas
Hemos visto el clásico «atraco en el ascensor» que pudiéramos remplazar el lugar por el pasadizo o un comité ejecutivo en la que actuamos como respuesta ante alguna consulta y ante la necesidad de no dejar sin responder en vista de la responsabilidad que tenemos. La recomendación que le doy es evitar hacer estimaciones instantáneas si es que no contamos con todas las herramientas o información para poder realizar un cálculo preciso sobre lo que nos están consultando. Ante la incertidumbre solicitemos un tiempo prudencial para estudiar la consulta, para solicitar información y en base a ello dar una estimación con mayor precisión. Es mejor negociar un tiempo para una respuesta estudiada que intentar dar una respuesta instantánea.
Usar las personas adecuadas
Pero ¿quienes son las personas adecuadas?, si estamos hablando de un trabajo operativo o de alguna actividad que requiere cierta especialización, será bueno recurrir a aquellos profesionales que tienen experiencia en la actividad a realizar, es decir aquellas personas que van a ejecutar las tareas, por lo tanto que conocen las técnicas a ser aplicadas y que son conscientes de los objetivos, por lo tanto comparten con el equipo del proyecto el compromiso por llegar a cumplir con éxito las actividades a realizar. Con este fin no importa recorrer toda la organización para encontrar aquellas personas cuya opinión nos va a servir de mucha ayuda en este proceso de estimación.
Basarse en la experiencia (base de datos)
Ante la necesidad de establecer cálculos para nuestra estimación es recomendable tener información histórica a la mano de proyectos o eventos similares de los cuales podamos tomar datos que nos sirvan de referencia y que podamos extrapolar de acuerdo a las magnitudes de nuestro proyecto, de ahí que es muy importante la documentación que hagamos de los proyectos una vez concluidos pues nos pueden servir de fuente de información para el análisis en futuros casos. Será mucho más certero que tomemos como base un evento anterior con datos similares que partir desde cero. Por lo tanto se recomienda documentar, archivar y usar datos de proyectos anteriores
No negociar, sino sustentar la descomposición
Muchas veces solemos atender los requerimientos de reducción de tiempo o costos a través de un proceso de negociación, de un «tira y afloja» entre las partes interesadas. Por lo tanto la recomendación a seguir, es que en vez de negociar, lo mejor es demostrar que el presupuesto en tiempo y costo está basado en una descomposición de tareas de acuerdo a las especificaciones de producto, por lo tanto el ajuste o reducción que nos pide en algunos casos se podrá realizar siempre y cuando algunas tareas no se realicen y por lo tanto podrían afectar el alcance o calidad del producto, por ejemplo dejar de realizar algunas pruebas de funcionamiento, o retirar algún componente no crítico que es parte de la especificación. En la medida que las partes lleguen a un acuerdo será una mejor solución que llegar a un acuerdo negociado sin este análisis. Esto no será siempre fácil por la presión a la que podemos estar sometido para llegar a un plazo objetivo.
Estimar por categorías (fácil, medio, difícil)
Durante la práctica de este proceso de estimación se dará cuenta que no todas las actividades presentan el mismo grado de complejidad en la estimación pues dependerá de la cantidad o disponibilidad de recursos asociados la mayor facilidad o complejidad para echar a tirar números para el cálculo de la estimación, por lo tanto se recomienda tipificar las tareas en base a si la estimación ha sido fácil, medianamente fácil o difícil de estimar, lo cual nos va a permitir luego hacer un repaso de manera integral por nuestro presupuesto y prestar mayor atención en aquellas actividades en que nos ha resultado difícil realizar la estimación.
Marcar tareas con mayores dificultades
En el proceso de realizar la estimación de duración, costo o recursos para las actividades de nuestro proyecto, es recomendable marcar aquellas actividades que nos presentan mayores dificultades para la estimación, o aquellas en las existen mayores variaciones de tiempo o costo, pues eso nos da una señal de que hay un cierto riesgo asociado por la mayor variabilidad que existe en dicha actividad, y por lo tanto será una actividad que debemos tomar nota para la respectiva gestión de riesgos, es decir nuestra matriz con las acciones que debemos de planificar y gestionar para mitigar o impacto de un futuro riesgo.
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