Priorizar los Problemas

Ya tenemos un listado de problemas redactados a los cuales les hemos aplicado el checklist y ahora vamos a revisar como podemos priorizar los problemas detectados y de ellos seleccionar el más importante.

Para cada problema vamos a aplicar una herramienta útil de priorización a través de una matriz en la que vamos a asignar un valor de 0 a 900 para cada uno de los criterios dados de acuerdo con la escala adjunta.

Tenga en cuenta que esta escala es referencial y podría ser modificada en base al mayor peso que quiera darle dependiendo de la equivalencia que quiera asignarle, podría ser por ejemplo una escala de 0, 20, 40 y 80.

Para obtener el puntaje para cada problema vamos a utilizar la matriz que se muestra en la cual en las columnas tenemos a los criterios para la resolución del problema al cual le hemos asignado un peso con el cual distribuimos el 100%.
Los criterios que estamos utilizando son:

• Impacto en Calidad de Servicio (35%)
• Ahorro en Uso de Recursos (25%)
• Factibilidad de Implantación de Solución (20%)
• Análisis y Solución depende de su Área (20%)

De igual manera esta herramienta puede ser personalizada y estos pesos pueden ser variados en base a las prioridades estratégicas que se han establecido en la organización, siempre sumando el 100%.

El valor asignado según la escala se multiplica por el valor del peso de cada criterio y luego se suman todos los valores obteniendo un puntaje total para cada uno de los problemas.

El o los problemas que vamos a escoger según esta priorización son aquellos que tienen un mayor puntaje.

En el gráfico hemos aplicado a manera de ejemplo las escalas y pesos a 3 problemas que se nos pueden presentar y aplicando esta herramienta el Problema seleccionado sería:

“El 10% del Producto A es devuelto por los Clientes”

En algunos casos dependiendo de las necesidades de la empresa y los recursos que se nos es posible asignar podríamos escoger más de un problema, en tal caso ya sabemos según el orden establecido cual sería el segundo o tercer problema a escoger en base a esta priorización.

Como lo he comentado esta no es una herramienta única, sino por el contrario personalizable en base a las escalas y pesos que podemos asignar, si bien el resultado no es único, nos va a servir de mucho para poder sustentar la toma de la decisión que vamos a realizar y tener documentado el proceso que hemos seguido para llegar a un listado priorizado de nuestros problemas.

Con esto se culminado el primer paso de la metodología que es la selección del problema y nuestro entregable será la documentación de esta matriz con el sustento de la sección de nuestro problema.