Como parte de la ejecución de nuestro plan de acción nos puede corresponder el establecimiento o transformación de algún proceso operativo, para lo cual tendremos que trabajar en su diagnóstico, diseño y despliegue.
Uno de los retos con el que nos encontraremos es desarrollar las capacidades para diseñar procesos que sean simples o fáciles de adoptar, por lo que si bien el tema es bastante amplio voy a intentar resumir en algunos tips los pasos a tener en cuenta para llevarlo adelante con éxito.
Mejorar el valor aportado (punto de vista del cliente/usuario)
Los procesos que diseñemos tendrán una mejor adopción por parte de los interesados en la medida que se aprecie el valor que aportan tanto para los clientes como los usuarios del proceso, por lo tanto tenemos que revisar con ellos y conocer su opinión sobre como ven ellos los cambios o mejoras en el proceso, procurando eliminar o destruir todo aquellas actividades que no agregue valor.
Aprovechar estándares y externalidades
En la mayoría de los sectores industriales existen estándares ya establecidos fruto de la recolección y análisis de las mejores prácticas, es decir aquellas buenas prácticas que luego de ser comparadas con otras fueron definidas como las que dan los mejores resultados y que documentadas la industria los toma como un modelo o marco de referencia a seguir. Por lo tanto evitemos descubrir la pólvora cuando ya algunos lo han investigado y encontramos a nuestra disposición dichas mejores prácticas.
Minimizar la resistencia antes de lanzar el nuevo proceso
Siempre encontraremos cierta resistencia al cambio como ya lo hemos comentado por parte de de aquellos usuarios o responsables que se sienten impactados de manera negativa por el despliegue del nuevo proceso, por lo que tenemos que conversar con los usuarios y explicarles los motivos y características del cambio, analizar junto con ellos las mejoras que se van a percibir y eliminar cualquier inquietud que se pudiera tener, lo que nos va a ayudar en tener una mejor recepción por parte de los involucrados en el nuevo proceso.
Siempre es preferible «pilotear» antes que hacer un «big-bang»
Planificar y desplegar un piloto nos va a servir para obtener de manera rápida los resultados de una futura implementación pero en un ambiente controlado, acotado y que nos va ayudar a realizar cálculos o estimaciones de lo que pasaría cuando se decida realizar el despliegue a toda la operación y por lo tanto realizar a tiempo los cambios o afinamientos en el nuevo proceso.
El ámbito del piloto puede ser variado según lo que consideremos nos va a permitir sacar mayores conclusiones para su extrapolación, por lo que podríamos escoger una región geográfica, un segmento de clientes, un producto específico, un canal o punto de venta, etc.
Resultados observables y medibles (KPI)
Lo que no se puede medir, no se puede mejorar, es una frase ya conocida que nos resulta útil para resaltar la importancia de poder tener a la mano indicadores que medidos y observados en cuanto a su evaluación nos permite saber y comparar como nos encontramos en la situación actual con respecto a la esperada.
Beneficios comprensibles y comunicables para todos los afectados
Los beneficios que esperamos con el despliegue del nuevo o mejorado procesos deben ser entendidos por todos aquellos que resulten impactados, por lo que debemos de asegurarnos de que sean adecuadamente difundidos y que puedan comprender de que manera los cambios le van a traer un beneficio, les va a generar una mayor satisfacción o que desaparezca alguna insatisfacción.
Como les digo es un tema bastante amplio en todo lo que corresponde a la teoría de mejora o transformación de procesos que en su momento espero poder abordar con mayor amplitud a través de este blog. Por el momento espero que estos tips le sirvan de apoyo para cuando tenga que enfrentarse a esta delicada tarea de diseñar y desplegar un nuevo proceso a fin de que reciba una buena acogida por parte de los involucrados y que consiga con éxito los objetivos planteados.
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