Analizar Síntomas

Como primer paso para la determinación o formulación de un problema es poder analizar los síntomas que nos indican que estamos ante la existencia de un problema y eso lo podemos apreciar en algunos hechos o situaciones no deseadas y como indicamos al principio de este curso-taller, en la empresa estas situaciones amenazan la eficacia de un modo directo e inmediato, y antes o después terminan afectando al beneficio y la satisfacción de las personas que forman parte de la empresa.

Por lo tanto debemos poder identificar cuales son esos hechos o situaciones no deseadas, por lo que aquí les doy algunos ejemplos:

Costos altos

Revisar nuestra estructura de costos a fin de identificar que se viene cumpliendo el objetivo del presupuesto ya sea de manera unitaria o agregada, por algún motivo que hay que identificar podemos empezar a gastar más de lo planificado, por lo que hay que determinar la causa-raíz de dicho incremento. Es útil comparar el ratio de costos de algunos rubros con valores comparativos (benchmark) con la industria.

Retrasos en compras

Nos damos cuenta que los pedidos no empiezan a llegar en fecha de acuerdo a la planificación de las compras y eso empieza a impactar en el cumplimiento de nuestros compromisos con nuestros clientes externos pues afecta a toda la cadena de suministro. Habrá que ver si se trata de un problema de planificación de las compras, de producción por el fabricante, algún tramite administrativo, etc.

Baja calidad

Nuestros productos pueden empezar a alejarse de los parámetros establecidos que determinan la buena calidad lo cual conlleva que la calidad del entregable final se degrade y por lo tanto estamos expuestos a reclamos por parte de nuestros clientes y las consecuentes problemas de satisfacción y económicos.

Contabilidad atrasada

Cada vez se nos empiezan a complicar la entrega a tiempo de la información necesaria para la elaboración de la contabilidad, esto aplica también para la elaboración de los distintos cuadros de mando o de control e gestión que se requieren para el aseguramiento de la operación comercial.

Malestar en el personal

Es importante hacer un seguimiento permanente al estado de nuestro clima laboral, pues finalmente muchos de los problemas que se nos presentan en el día a día impactar en mayor o menor grado en la satisfacción de nuestro personal ya sea por incumplimiento con nuestros clientes, por el exceso de reclamos, por no llegar a los objetivos planteados, por el strees en las relaciones entre las áreas, etc.

Disminución de ventas, etc.

Encontramos que nuestro ritmo comercial empieza a desacelerarse siendo cada vez más difícil llegar al cumplimiento de las cuotas, puede ser por que el mercado no está respondiendo a lo que planificamos, por que nuestro producto no es recibido como quisiéramos, por que no respondemos a tiempo con las entregas e incumplimos nuestras promesas, etc.

Aquí he colocado algunos ejemplos que puede servir como guía inicial para detectar donde se encuentran los problemas, en la medida que se tenga la suficiente información y que se encuentre plasmada en indicadores nos va a ayudar a detectar con mayor rapidez donde se encuentran las desviaciones y empezaremos a realizar nuestro análisis.

Una vez que hemos detectados los distintos problemas o fuentes de problemas nos animamos a plantear una hipótesis o síntesis inicial como parte del diagnóstico del problema que es una visión completa de la situación en la que tratamos de identificar los síntomas y sus causas principales