Identificar y Priorizar los Problemas en su Organización

SD755_Nos-escribenobre la inquietud de nuestro suscriptor Ismael (ciudad de Arequipa), referente a ¿cómo identificar y priorizar adecuadamente los diferentes problemas de su organización (comercialización de productos masivos) para dedicar sus propios recursos a su solución de manera eficiente?, el especialista Armando Mejía Gonzales sostuvo que el primer paso es “elaborar un listado de los problemas u oportunidades de mejora, realizar una priorización y seleccionar el que desarrollará para su solución”.

Nota Publicada en América Sistemas, Noticiero Digital Nº 766

Nos escriben: Respuesta a solicitud de lector

¿CÓMO IDENTIFICAR Y PRIORIZAR LOS DIFERENTES PROBLEMAS QUE ENCUENTRA EN SU ORGANIZACIÓN?

El especialista Armando Mejía afirma que el primer paso para resolver esta interrogante es elaborar un listado de los problemas u oportunidades de mejora, realizar una priorización y seleccionar el que desarrollará para su solución
(americasistemas.com.pe. Lima, Perú – 15 de julio de 2015) Sobre la inquietud de nuestro suscriptor Ismael (ciudad de Arequipa), referente a ¿cómo identificar y priorizar adecuadamente los diferentes problemas de su organización (comercialización de productos masivos) para dedicar sus propios recursos a su solución de manera eficiente?, el especialista Armando Mejía Gonzales sostuvo que el primer paso es “elaborar un listado de los problemas u oportunidades de mejora, realizar una priorización y seleccionar el que desarrollará para su solución”.
“En general, los probleD755_Nos-escriben1mas deben ser vistos como oportunidades de mejora y los podemos encontrar en todas partes. Muchas veces somos conscientes de que existen, incluso está en nuestras manos solucionarlos, pero no tomamos acción sobre ellos”, acotó.
En conversación con América Sistemas, Mejía indicó que las tres principales fuentes de problemas en el ámbito empresarial los podemos encontrar en la atención al cliente, la calidad de productos y servicios, y el uso de los recursos.
En referencia a la atención del cliente, el experto en proyectos, productos y procesos en empresas líderes de servicios, precisó que atender mejor al cliente no debe ser más costoso y que es necesario revisar si existe trato descortés, si los clientes toman mucho tiempo en ubicar el lugar adonde se dirigen, si hay incomodidad en la espera, y si la atención es lenta y poco efectiva.
Respecto a la calidad de productos y servicios, Mejía Gonzales manifestó que es conveniente revisar frecuentemente si los productos y servicios que entregamos a nuestros clientes cumplen con los requisitos, exigencias y especificaciones, así como si cumplimos con sus expectativas de las promesas que le hacemos.
Por lo tanto, hay que cuidar si existen casos de entrega de equipos con accesorios faltantes, información errada, entrega de equipos diferentes a los solicitados, servicios no instalados en el plazo ofrecido y tiempo de ejecución del servicio elevado.
De otro lado, en el factor de uso adecuado de los recursos, el entrevistado destacó que las organizaciones deben tener en cuenta la merma y los desperdicios, los retrabajos, el alto consumo de papel u otros economatos, y el alto número de horas extras.
HERRAMIENTA DE PRIORIZACIÓN “CHECKLIST”
Según Armando Mejía, “una forma de redactar o de considerar a los problemas es como una desviación cuantificable entre la situación actual y aquella situación deseada, por lo tanto, la recomendación a seguir para enunciar de manera correcta un problema es asegurarnos que se encuentre redactado en términos del efecto que se presenta en este momento en base a indicadores objetivos”.
El siguiente paso es determinar qué problemas corresponden resolver para lo cual se utilizará la herramienta de priorización “checklist” o lista de chequeo que vamos a aplicar a nuestro listado y qué se trata de puntuar y responder a cuatro preguntas sobre cada uno de los problemas.
Las interrogantes propuestas son: ¿El problema puede ser cuantificado? ¿El análisis y la solución del problema dependen mayormente del área en la que trabaja? ¿La solución es sencilla o medianamente compleja? ¿La inversión a realizar es mínima o el ratio beneficio/costo es aceptable?
“Una vez que hayamos aplicado este ‘checklist’ a los problemas identificados tendremos un listado priorizado o ranking en base a las respuestas que tengamos, por lo tanto, la recomendación es tomar un especial interés en aquellos problemas que obtuvieron mayor puntuación en esta matriz y en base a ello destinar los recursos para su solución”, puntualizó el especialista.
Para conocer más de Mejía visite: Blog: http://www.aprendeypiensa.com

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