¿Cómo hacer un buen análisis?

analisisDurante la identificación y resolución de un problema, nos daremos cuenta que su ocurrencia es probable que sea el resultado de múltiples causas, por lo tanto cuando tuvimos la oportunidad de desarrollar nuestra Metodología uno de los pasos importante a seguir era el de definir, analizar y priorizar las causas de mayor influencia en el problema.
Por lo tanto para detectar la existencia de un problema es de suma importancia realizar un buen análisis, así que se plantean algunos puntos o tips como parte de dicho proceso de detección:

Estudiar la situación o el problema a resolver

Mas importante que tener las respuestas es hacer buenas preguntas, por lo que tenemos que plantear aquellas interrogantes que nos lleven a revelar la existencia del problema y su comportamiento y no hay mejor forma de preguntar y preguntar, evitando quedarnos con las dudas sobre la situación que estamos pasando:

¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Cuánto?, ¿Quién?

 Las respuestas a estas preguntas nos deben de llevar a conseguir la información que requerimos como sustento y a tener un mayor conocimiento del comportamiento del problema. Muchas veces lo que consideramos obvio tienen el riesgo de asumirlo como tal, dejando de lado una rigurosidad en la búsqueda de las posibles causas del problema y de un completo entendimiento de la situación que se está presentando.

Distinguir lo relevante de lo irrelevante

En este punto recuerdo con mucho cariño, la lectura durante mis estudios de maestría, de muchos casos abundantes en páginas e información, con cuadros y gráficas, que a medida que pasaba el tiempo nos fuimos dando cuenta que no siempre todo lo que leíamos o trabajamos resultaba del todo alineado en la resolución del problema con el que nos encontrábamos.
El objetivo detrás en parte era desarrollar esa capacidad de poder distinguir aquello que resulta de mayor importancia en la solución del problema, pues en algunos casos nos vamos a dar cuenta que tenemos un mar, una abundante cantidad de información, por lo tanto la práctica y el estudio continuo nos va a llevar a poder distinguir cuales son los hechos y datos que si tienen relación con lo que necesitamos para el análisis y cuales son aquellos elementos que nos pueden distraer o que no tienen el peso relevante para considerarlo como parte de nuestro análisis y por lo tanto deberían ser descartados.

Estudiar interrelaciones entre personas, departamentos, funciones, procesos, etc.

Al igual que hacemos preguntas sobre un problema, tenemos que consultar e indagar sobre como es la interrelación entre los diversos componentes o actores en el proceso y esto puede significar la relación entre las personas, entre las áreas de la organización, el engranaje entre las funciones, entre las distintas etapas de un proceso, pues ahí vamos a identificar algunos elementos que nos pueden ayudar al análisis y puede tratarse de problemas en la interacción entre algunos miembros del equipo de trabajo, perdida de datos al pasar de un estanco hacia el otro, funciones que no se engranan correctamente, procesos que no se encuentran correctamente operativizados, etc.
Como hemos visto en un artículo anterior, es importante ver a la organización como una red sistémica de procesos creadores o generadores de valor, es decir cada uno de los eslabones o áreas que contribuyen en la construcción del producto o servicio final al cliente aportan o generan un valor agregado, por lo tanto repercuten de alguna manera en la apreciación económica o de satisfacción para el cliente final.

Procesar datos para obtener información

Como decía un compañero de trabajo “yo sólo creo en hechos y datos”, resaltando la importancia de contar con información, con aquella data que podamos procesar y a partir de allí realizar los cruces u operaciones con los cuales podemos darle sustento a nuestras afirmaciones de manera objetiva.
Si es que no tenemos cuidado en este proceso, podemos caer en supuestos que no tienen el rigor requerido para el análisis y que luego nos va a pasar factura al momento de intentar llegar a las conclusiones.

“si tortura lo suficiente a los datos,

éstos terminarán por confesar”

Como dice este refrán, en la medida que tengamos data del problema, del proceso, estos datos nos servirá para analizarla de distintas maneras, de trabajarla y al final los datos, las cifras, algo nos van a decir, van a terminar por confesar, a darnos hallazgos sobre el problema a resolver.

Realizar deducciones lógicas (rigor)

Debe existir un orden lógico bien establecido en las deducciones que realizamos como parte de nuestro análisis. Las afirmaciones, descartes o supuestos que realizamos deben tener una rigurosidad y encadenamiento lógicos por lo tanto debemos cuestionarnos permanente si lo que estamos afirmando, si la deducción que estamos realizando lo estamos haciendo con seriedad, con profundidad, si responden a un análisis concienzudo para poder llegar a las inferencias sobre la cual sustentar luego el proceso de solución de nuestros problemas.
Muchas veces, la falta de tiempo con respecto al plazo que nos han dado, la falta de experiencia en el tratamiento de la información o la carencia de la misma, nos pueden llevar a realizar atajos o asumir algunos planteamientos con una base poco sólida y que después puede desmoronarse.

Conseguir información relevante (consejo)

Por último pero no menos importante se les recomienda buscar el consejo de aquellas personas de la organización que nos pueden ayudar a conocer mejor el comportamiento del problema y de su solución, por lo tanto es muy conveniente buscar a las personas que conocen de la operación, aquellas que saben sobre el trabajo que se realiza, aquellas que pasaron por procesos similares, a aquellos expertos o referentes que han investigado sobre el tema; no podemos de dejar de buscar a las personas claves con las cuales entrevistarnos y conversar sobre el problema como parte de este análisis.
Nuevamente en este punto no son válidos los atajos o nos pueden resultar caros, pues podemos tomar una foto de la realidad de un problema desde la vista parcial de algunos integrantes de la organización, cuando la mejor vista la tendrán aquellos directamente involucrados en el problema o en su impacto, por lo tanto es bueno acercarnos a ellos como parte de nuestro proceso de análisis.

Fuente de Información: Gobierno de Personas en la Empresa

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Un comentario

  1. Hola, esta muy bueno el tema. Me va a servir bastante para aplicarlo en lo temas que veo.

    Saludos.
    MICHAEL KRAMER

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