Desorganización y Pérdida de Tiempo

Con el tiempo se dará cuenta que al intentar y conseguir sacarle el mayor provecho de su tiempo esto le dará una mayor energía y le permitirá estar mejor enfocado en aquellas principales actividades que le ayudan al cumplimiento de sus objetivos y metas.

Como hemos trabajado en el punto anterior cuando hablamos sobre Controlando la forma de utilizar su tiempo podrá notar que existen muchas veces actividades que resultan actividades de menor valor y que pueden resultar interesantes o divertidas, pero que podría eliminarse, posponerse o realizarse en otros períodos de poca presión.

Por lo tanto se dará cuenta que mucha veces las pérdidas de tiempo tienen origen en uno mismo, nosotros somos los principales causantes de un mal uso del tiempo por lo tanto vamos a revisar ahora algunos tips o herramientas de ayuda para que se pueda enfocar en utilizar mejor su tiempo.

Desorganización

Organice la forma en que realiza su trabajo, procurando terminar cada una de las tareas planificadas.
En caso de alguna interrupción, no se salte a hacer otra tarea de inmediato. Primero, haga una evaluación sobre la prioridad de la nueva petición y evite de meterse en cualquier actividad nueva hasta que se haya vuelto su prioridad principal.
Si es que lo interrumpe alguna llamada o visita personal, procure regresar a la tarea en la que se encoentraba trabajando en cuanto la interrupción termine.

Retrasos

En algún momento le puede pasar que comienza a tener algún retraso en ciertas actividades.
Cuando este llegue a ocurrirle, considere las siguientes ideas:

  1. Establezca una fecha límite
  2. Establezca un sistema de recompensas
  3. Prepare un seguimiento
  4. Hágalo primero
  5. Divida el trabajo en pequeñas partes
  6. ¡Hágalo ahora!

 

No poder decir “NO”

Es increíble y esto lo he comprobado en varías dinámicas de trabajo en grupo, lo difícil que resulta para muchas personas decir “NO” ante una solicitud de apoyo ya sea de un compañero de trabajo o de su jefe directo, lo cual conlleva que luego tenga uno que asumir  una carga adicional que genera un desbalance en la planificación de actividades que uno trata de llevar.
Muchas personas prefieren decir “SI” y luego complicar su planificación que luego genera retrasos en otras actividades incluso en aquella para la cual aceptaron con su “SI”.
Por lo tanto una forma de decir “NO” es ofrecer una alternativa. En lugar de decir “SI” demasiadas veces, intente algunas respuestas siguientes que se trata de frases para decir “NO” sin causar molestia:

  • “Con gusto puedo atender lo que me pide, pero se retrasaría lo que estoy haciendo ahora ¿es muy importante?”
  • “Con gusto haré esto por ti; sin embargo no puedo hacerlo hasta que termine con lo que estoy realizando ahora. Podría ser …”
  • “Siento mucho no poder dedicarme a otra actividad por ahora. Te llamaré en cuanto termine con esto”
  • “Te agradezco tu voto de confianza pero simplemente no puedo realizarlo por ahora. Discúlpame”
  • “Lo siento, no puedo hacerlo. ¿Ya pensaste decirle a …?”

Más allá de que conozca estas frases, lo importante es la evaluación que cada uno tiene que hacer antes de asumir un nuevo encargo en base a sus capacidades y la cartera actual de encargos, así como la importancia de cada uno de ellos para así mantener una adecuada planificación de sus entregables.

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Un comentario

  1. Fue muy importante el tema y la verdad que muchas personas necesitamos de estos temas para poder tener un conocimiento mas profesional

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