Determinando prioridades

Ya hemos visto como estamos distribuyendo nuestro tiempo, la horas que tenemos en el día para cumplir con todas nuestras metas y obligaciones. Pero ahora les invito a reflexionar qué tanto gusto le damos a nuestra vida y si al final del día tenemos el tiempo suficiente para hacer todas las cosas y quedarnos con la tranquilidad de que hemos hecho todo lo que correspondía y lo hemos hecho bien.

En el artículo anterior sobre la Administración del Tiempo Laboral, hemos identificado las 4 categorías teniendo en cuenta la importancia y la urgencia con la que tratamos cada una de las situaciones, y ahora vamos a revisar de una manera resumida los efectos de la forma en que administramos nuestros tiempo laboral en base a lo que demanda cada una de las categorías que hemos revisado.

Antes recordar que lo Urgente son actividades que cuando se presentan por lo general nos presionan y reclaman una respuesta inmediata, que a menudo complacen a otras personas y en algunos casos nos pueden alejar del cumplimiento de nuestra misión, y lo Importante son actividades relacionadas con resultados que podemos considerar significativos y con un carácter de largo plazo, que generalmente aportan a nuestra misión personal, a la misión del equipo de trabajo y de la organización.

En la siguiente matriz vamos identificar los resultados que tenemos, los efectos que producimos en base a la forma que tenemos de administrar el tiempo y a partir de allí cada uno podrá reflejarse y evaluar de que manera desea atacar las principales preocupaciones o encargos que tiene que afrontar en su día a día.

Pero para que esto funcione bien es importante poder determinar las prioridades por lo que le presento la siguiente metodología simple o pasos que espero le puedan ayudar en este fin:

1. “Debe Hacerse”

Son aquellas actividades decisivas que tienen que hacerse sí o sí.

Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes, tiempo límite significativo u oportunidades de éxito o desarrollo.

2. “Debería Hacerse”

Son aquellas actividades de valor medio que pueden contribuir a mejorar el desempeño pero que no son esenciales o no requieren de un tiempo límite.

3. “Agradable de Hacer”
Son aquellas actividades de menor valor.
Al comprender estas actividades veremos que pueden resultar interesantes o divertidas, pero que podría eliminarse, posponerse o realizarse en períodos de poca presión.

Este es un ejercicio que tendrá que realizar cada cierto tiempo y dependiendo de la fecha en que elabore su listado las ubicaciones podrán ir cambiando, pues las prioridades van cambiando con el tiempo, en la medida que nos vayamos acercando a una fecha importante o es posible que las circunstancias vayan cambiando, por lo tanto lo animo a incorporar esta metodología simple para reflexionar sobre cada una de las actividades en las que viene ocupando su tiempo.

Lo que resulta básico es que usted pueda en base los puntos que hemos revisado en este y en los artículos anteriores como se encuentra distribuido su tiempo laboral y si lo desea lo puede extender a lo personal, y en base a ello pueda reflexionar sobre cada una de sus actividades.
De lo que hemos visto, al final podemos concluir que sólo existen 3 formas de utilizar mejor el tiempo:

  1. Suspendiendo aquellas tareas o actividades de prioridad baja.
  2. Encontrando a alguien que pueda hacer parte de su trabajo.
  3. Siendo más eficiente en el trabajo que se realiza.

Para concluir les dejo con una frase que resume la satisfacción que podemos conseguir luego de este proceso en la medida que sabemos darle su tiempo a cada cosa:

Darle gusto a la vida

Si uno quiere disfrutar de uno de los más grandes lujos que hay en la vida, el lujo de tener tiempo suficiente, tiempo para descansar, tiempo para pensar bien las cosas, tiempo para lograr hacer las cosas y saber que las ha hecho de la mejor forma que es capaz, tiene que recordar que solo hay una manera de lograrlo. Tomarse el tiempo suficiente para pensar y planear las cosas por orden de importancia. La vida adquirirá un nuevo gusto, uno le agregará años a su vida y más vida a sus años. Deje que todas sus cosas tengan su lugar. Deje que cada parte de su negocio tenga su tiempo.

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