Controlando la forma de utilizar su tiempo

Seguro más de alguno se ha preguntado ¿Qué deseo hacer con mi tiempo? y en el fondo se busca estirar o hacer el mejor aprovechamiento de las 24 horas que tenemos en el día para cumplir con nuestra misión personal o profesional. Para ayudar en la reflexión en el articulo El Milagro del Tiempo revisamos un mensaje de Arnold Bennet que nos habla sobre aquel milagro que día a día nos ocurre con el tiempo.

En el artículo anterior Determinando prioridades empezamos a conversar sobre la existencia de algunas formas de utilizar mejor el tiempo como suspendiendo aquellas tareas o actividades de prioridad baja, encontrando a alguien que pueda hacer parte de su trabajo o siendo más eficiente en el trabajo que se realiza.

Ahora les voy a dejar algunas pautas para que pueda apreciar de una manera metodológica cómo controlar la forma de utilizar mejor su tiempo:

1. Establecer responsabilidades, prioridades y objetivos:

Nos sucede que preguntamos: ¿porque a veces no completamos nuestras metas que nos trazamos todos los años?, le puede ayudar revisar el artículo Metas, Objetivos y Acciones donde identificamos 3 pasos: define tus metas, define objetivos y ejecuta acciones a tiempo

2. Eliminar actividades innecesarias e inadecuadas:

Si hemos trabajado bien el punto anterior se dará cuenta que existen muchas veces actividades que son agradable de hacer, pero que resultan actividades de menor valor y que al comprender estas actividades veremos que pueden resultar interesantes o divertidas, pero que podría eliminarse, posponerse o realizarse en períodos de poca presión.
Por lo tanto en la medida de sus responsabilidades trate de organizar su tiempo para que pueda delegar tanto como sea posible.

3. Planificar y fijar un horario para distribuir su tiempo:

Entonces también hay que dejar un espacio de tiempo para planificar su tiempo y esto será de manera semanal y diaria. Dentro de esta planificación no olvide que hay que dejar espacio para algunas situaciones inesperadas que tendrá que resolver en su día a día.
Dentro de su planificación procure eliminar o reducir tantas distracciones como sea posible.

Con el tiempo se dará cuenta que al intentar y conseguir sacarle el mayor provecho de su tiempo esto le dará una mayor energía y le permitirá estar mejor enfocado en aquellas principales actividades que le ayudan al cumplimiento de sus objetivos y metas.

Y dado que hemos hablado de la planificación del tiempo, considero importante comentar algunos aspectos que debe tener en cuenta y que son parte de una adecuada planificación:

  • Establecer objetivos: como hemos visto son partes de una meta y deben tener un fecha para completarse y se ejecutan con acciones especificas.
  • Determinar los medios y recursos: para que las personas cumplan con sus actividades deben de contar con el soporte o recursos que le permitan ejecutarles con la calidad requerida.
  • Asignar responsabilidades: requiere de establecer quién hará qué y para cuándo lo hará.
  • Programar los pasos por seguir: nuestro plan se encuentra conformado por una serie de tareas que presentan una secuencia, es decir se establece un orden para su realización.
  • Fijar el plazo para realizarlos: para cada una de nuestros entregables y actividades tenemos que realizar una estimación de su duración en tiempo, por lo tanto nuestro entregable será una secuencia inicial de actividades con sus plazos estimados de duración.
  • Seleccionar la fecha para comenzar, lo que permitirá completar el objetivo de una fecha determinada en base a nuestro cronograma de actividades que hemos revisado en el punto anterior.
  • Estimular las medidas y la forma de revisar los avances: como en toda ejecución tenemos que establecer las medidas de control que tomaremos para revisar de manera periódica que tan bien vamos avanzando y que acciones debemos tomar para encaminar el plan de ser requerido.

El tener en cuenta estos pasos le ayudará a la mejor organización de tu tiempo y de su trabajo, por lo como lo he mencionado le ayudará a encaminar y balancear adecuadamente su energía y de seguro le reducirá los niveles de stress en su día a día. Buena Suerte!

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Un comentario

  1. estoy completamente de acuerdo.
    es obvio que todos los managers de medio o alto nivel deberian saber como manejar su tiempo.
    no deberiamos olvidar que el manejo de tiempo tambien deberia ser parte de la capacitación de nuestros ejecutivos, agentes y trabajadores.
    para los directores es indespendable tener buen manejo de tiempo, porque no piensan en los niveles bajos? imaginen que mas effectivo podria trabajar un departamento teniendo ejecutivos manejando sus tareas con sistema.
    yo veo mucho que aqui en chile los trabajadores estan nueve horas en el trabajo. en otros paises se trabaja nueve horas. es algo bien distinto.
    trabajando las nueve horas que firmaron en el contrato y ademas trabajarlas effectivo les daria una ventaja bien grande en LatAm.
    es parte de la cultura, dejar lo privado fuera de el trabajo, pero es algo de la gerencia dar le la posibilidad a los niveles bajos en trabajar en forma effectiva.

    con esto estamos denuevo en la conversacion de capacitación de personal.

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