Administración del Tiempo Laboral

Con frecuencia decimos o nos encontramos haciendo actividades que las definimos como urgentes y/o importantes y a veces solemos confundir la aplicación de estos términos, me refiero a la urgencia o importancia que les damos a las actividades que venimos desarrollando y si bien seguro alguien ya le habrá hablado del tema o la diferencia de estos términos, vamos a repasar brevemente de que manera debemos relacionar la urgencia o importancia con el tiempo que le dedicamos a cada una de nuestras actividades.

En el artículo anterior sobre la Distribución del Tiempo, empezamos a identificar los distintos tipos de situaciones en la que ocupa las horas de su tiempo laboral y le fue asignando el número estimado de horas que invierte en dichas actividades en cantidad y en porcentaje con lo cual tenemos una matriz de actividades en la que quedo pendiente de llenar la columna de “categoría” y que ahora vamos a revisar.

Por lo tanto en base a su matriz vamos identificar cada una de las categorías que corresponden a cada una de las situaciones laborales que se le presentan teniendo en cuenta la siguiente matriz de administración del tiempo laboral que contiene cuadrantes clasificados en base a la importancia y urgencia de sus actividades estableciendo algunas actividades tipo que le sirven como referencia.
Entonces cuales pueden ser aquellos factores que le pueden servir para identificar la urgencia o importancia de una actividad. Los siguientes factores le van a ayudar:

Urgente

Son actividades que cuando se presentan por lo general nos presionan y reclaman una respuesta inmediata. A menudo complacen a otras personas y en algunos casos nos pueden alejar del cumplimiento de nuestra misión. Muchas veces actividades que omitimos o riesgos que no llegamos a gestionar a tiempo se pueden convertir en urgentes si no los tratamos en base una adecuada planificación.

Importante

Son actividades relacionadas con resultados que podemos considerar significativos y con un carácter de largo plazo, que generalmente aportan significativamente a nuestra misión personal, a la misión del equipo de trabajo y de la organización.

Como resumen de la identificación de su distribución del tiempo laboral vamos a completar una pequeña tabla en la que a cada categoría le va a asignar un porcentaje (%) en base a la cantidad de horas que suman sus actividades y que ha podido clasificar en cada un de sus actividades.

Si tiene la oportunidad de presentarlo en un gráfico tipo “pie” podrá apreciar la cantidad de tiempo a la semana que le dedica a algunas actividades que no resultan importantes y otras ni siquiera urgentes.

Más allá de cuestionar el tiempo que seguramente tiene su justificación para las horas dedicadas, un primer paso es identificar la cantidad de horas que actualmente le venimos dedicando, para que a partir de un análisis y reflexión revisemos que cambios tenemos que ejecutar y cuales son las actividades que merecen dedicarle un mayor tiempo en vista de su urgencia e importancia.

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