Acciones de Garantía

En muchos proyectos que se llegan a ejecutar de manera exitosa vemos que tiempo después retornamos a revisar el estado del área y del problema y encontramos que las acciones implementadas no han mantenido los resultados en el tiempo, que las desviaciones se han vuelto a presentar y que algunas mejores prácticas no se vienen siguiendo por parte de los interesados por lo tanto tenemos que velar por diversas acciones que nos ayuden a evitar retrocesos y asegurar que la ganancia sea permanente.

Estas vienen a ser las acciones de garantía que nos van a ayudar a que la solución del problema se mantenga

NORMALIZAR prácticas operativas
Normalización o estandarización es la redacción y aprobación de normas que se establecen para garantizar el acoplamiento de elementos construidos independientemente, así como garantizar la calidad de los elementos fabricados, la seguridad de funcionamiento y trabajar con responsabilidad social.
Es el proceso de elaborar, aplicar y mejorar las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas.
En el caso de nuestras mejoras implementadas se entiende por normalizar el establecer un estándar o mejor practica para todos los responsables de llevar la operación de tal manera que todos entendamos lo mismo y como proceder en cada uno de las partes del proceso que hemos cambiado.
Para ello en base a las mejores prácticas que hemos seleccionado se realiza la documentación y el despliegue a todos los involucrados explicando en que consiste la gestión del cambio que se va a realizar, nos sirve también para tener una guía o manual en caso se presenten distorsiones luego en los resultados.

ENTRENAMIENTO en los nuevos MÉTODOS

Muchas veces desplegamos nuevos procedimientos o cambios en las operativas sin la correspondiente, adecuada y completa capacitación a los operadores del servicio, es decir aquellas personas que lo van a gestionar en el contacto con el cliente, con la operación interna y por lo tanto van a permitir que se haga realidad todo aquello que en el papel se encuentra escrito, por lo que ante una falta de capacitación los operadores empezarán a trabajar cada uno en base a su mejor entendimiento o a lo que el compañero le diga con lo cual empiezan a darse las distorsiones en el modelo. Tenemos que asegurarnos un completo despliegue o gestión del cambio que asegure que todos los involucrados entienden el nuevo proceso y están en capacidad de gestionarlo de manera adecuada.

Incorporar al CONTROL DE GESTIÓN del área

Los proyectos asociados a una mejora en el proceso tienen un tiempo establecido de duración, es decir tarde o temprano llegarán a su fin y el equipo junto con el líder del proyecto en algún momento pasaran a ser asignados a otros encargos por lo tanto tenemos que asegurarnos que el modelo establecido se mantendrá independiente de la participación del equipo o del líder del proyecto. Un aliado poderoso para este objetivo es incorporar al área de control de gestión en el seguimiento de los indicadores del modelo implementado, es decir que tengan conocimiento de los indicadores de gestión establecidos, que los indicadores puedan ser auditables y que por lo tanto ante cualquier desviación el área de control de gestión pueda tener los indicadores en un tablero y ver en que momento es necesario tomar acción o recibir los sustentos de cualquier desviación en el modelo.

RECONOCER Y DIFUNDIR resultados

En un proyecto de mejora para la solución de un problema contamos con la colaboración de muchos actores, mucha gente que nos ha estado brindando apoyo y que se han sentido comprometidos con el éxito del proyecto, con el conseguir el objetivo, por lo tanto no tenemos que ser mezquinos al momento de reconocer a todas aquellas personas que de alguna manera han brindado su aporte grande o pequeño para el éxito de nuestro objetivo y por lo tanto se deben sentir identificados con ese éxito que en conjunto hemos obtenido. Por otro lado existen muchas expectativas por otras o nuestras mismas áreas por conocer cuál ha sido el resultado de todo el esfuerzo que hemos invertido, por lo que el frente de comunicación es importante para ir difundiendo los resultados de nuestro proyecto, como nos vamos acercando o superando la meta que nos hemos trazado. Con estas 2 acciones de reconocimiento y de difusión estaremos consiguiendo un alineamiento de todo el equipo de trabajo con el objetivo y las acciones del proyecto.

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