Programa Inicial y Estimaciones

Una vez que hemos establecido una descomposición de actividades veremos que se encuentra conformado por una serie de tareas que tienen una secuencia, es decir se establece un orden para su realización que tiene que ver con algunos factores como la dependencia que existe con otras actividades o tareas, por lo tanto el siguiente sub-paso a seguir es establecer un diagrama de precedencias para nuestro diseño preliminar.

En base a este diagrama y a la estimación de plazos que tenemos para las distintas actividades es que tenemos el cálculo de nuestro programa inicial para nuestro proyecto, al cual añadiremos la estimación de recursos que hemos realizado con lo cual tenemos ya la asociación entre nuestro plan de actividades y los recursos que requerimos sean asignados para nuestro proyecto.

No es suficiente la asignación de recursos, sino que estos deben de ser equilibrados, es decir una revisión completa de su oportunidad en el tiempo para que este acorde con otras necesidades que pudieran presentarse, con la disponibilidad de operarios para la gestión de los recursos, con la disponibilidad de presupuesto en base al financiamiento disponible, etc.
Sería por ejemplo ineficiente el solicitar se nos asigne un recurso como una maquinaria en una fecha determinada y no disponer del operario para su funcionamiento o no poder realizar el pago si no hemos hecho la coordinación respectiva.
Por último en esta etapa tenemos que realizar el cálculo y fijación de “buffers” que son lapsos de tiempo que establecemos posterior o antes de la finalización de una actividad que nos sirven como holgura previo a la siguiente actividad que vamos a acometer en nuestro proyecto.

Como vimos en la publicación anterior es importante como realiza su estimación, por lo que seguiremos revisando un segundo grupo de errores que comúnmente se cometen cuando se trata de realizar las estimaciones:

Estimar sin conocer el detalle de las especificaciones
Para realizar una buena estimación tenemos que recurrir y asesorarnos a las personas que tienen el mayor conocimiento en el tema que muchas veces son aquellas que ejecutan una acción o ya la han ejecutado en el pasado y por lo tanto con conocimiento de causa nos pueden dar un valor referencia mejor que el de la mera suposición de escritorio y lo harán en base al detalle que le brindemos sobre las especificaciones de la solución que deseamos implementar.
Tomemos el tiempo que sea necesario para poder hacer la consulta a dichos especialistas.

Confundir estimación con oferta u objetivo
La estimación no se controla, es producto de un cálculo realizado en base al conocimiento de lo que nos piden y de el objetivo que se pretende alcanzar, por lo que se espera que para conseguirlo se ejecuten algunas acciones para su consecución. A veces nos dejamos llevar por el deseo de un área o responsable que exige que nuestra estimación se acomode a los plazos requeridos, por lo que en vez de variar nuestra estimación tenemos que saber demostrar el impacto en realizar la estimación de otra manera y que en muchas ocasiones impactará en el entregable ya sea en calidad, tiempo o costo.

Hinchar las estimaciones
A veces tratamos de ganar tiempo elevando algunas estimaciones de ciertas actividades, esperando la aprobación del Cliente y que por lo tanto utilizar el tiempo en exceso para el beneficio de nuestro proyecto, sin embargo, nuestros clientes no son tontos y en el tiempo han aprendido a detectar y corregir dichas estimaciones hinchadas por lo que nos van a pedir con sustento realizar la corrección, y por lo tanto habremos perdido aquella holgura que esperábamos utilizar para el equilibrio de nuestro proyecto

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