Establecer Metas (Paso 4)

Una vez determinadas nuestro listado con las causas raíces del problema entonces podemos establecer el nivel de mejora a alcanzar atacando las mismas.

En este cuarto paso de nuestra metodología vamos a establecer la meta o los niveles exigidos o requeridos para la solución de nuestro problema y el tiempo en que se logrará la misma.

Por lo tanto el objetivo que nos vamos a plantear para este cuarto paso será definir la meta y graduar el enfrentamiento de las causas raíces para lograr estas metas, para lo cual trabajaremos en establecer la secuencia de ataque a las causas raíces, el impacto gradual esperado y los niveles exigidos como meta:

Establecer el orden cronológico de solución de las causas raíces encontrada

No todas las causas raíces podrán ser atacadas en el mismo momento y esto sucede por diversos factores, en algunos casos no tendremos todos los recursos necesarios para abordar en un mismo bloque todo el listado de acciones, por lo tanto dependeremos de la disponibilidad de los recursos, o tal vez algunas acciones a desplegar dependen de otras que se tengan que establecer anteriormente en el tiempo, así también tendremos que priorizar para su ataque primero aquellas que nos van a generar mayor impacto con respecto a las metas establecidas para la solución de nuestro problema.

Ordenar las causas raíces en orden cronológico

Una vez que hemos realizado un primer bosquejo de cual de las causas raíces podremos atacar primero y cuales después es importante establecer un orden cronológico, con lo cual empezaremos a estimar el horizonte de tiempo que nos va a llevar el atacar todo el listado de causas raíces.

Agrupar por períodos en que se solucionarán las causas

Los períodos pueden ser semanas o meses según la naturaleza de cada proyecto, con lo que con la agrupación podemos a tener una primera foto de nuestro cronograma preliminar  y empezaremos a ver si estamos alineados a las expectativas de los responsables de nuestra organización.

Evaluar el % estimado en que se mejorará el problema por cada grupo de causas

En la medida que vayamos atacando y resolviendo las causas raíces del problemas empezaremos a encontrar impactos positivos en los indicadores que hemos definido para nuestro problema, por lo tanto con la atención de cada grupo de causas, los indicadores irán mejorando en cierto porcentaje o magnitud.

Uno de los errores frecuentes es pensar que el indicador va a tener un comportamiento lineal durante todo el tiempo de vida del plan de acción y luego nos damos con la sorpresa durante la ejecución que no se obtienen los resultados esperados, sino hasta el final, pues posiblemente algunas de las acciones de mayor impacto recién se van a ejecutar al final de nuestro cronograma.

El desarrollo siguiendo esta metodología nos va a servir para alinear los esfuerzos y expectativas de nuestra organización en base al plan de trabajo que vamos a ejecutar pues existe una relación directa entre el ataque hacia la causa raíz y la mejora de indicador, otra cosa sería generar falsas expectativas.

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