Diseño Preliminar y Estimaciones

Vamos a trabajar en el diseño y ejecución del plan de acción haciendo uso de metodologías de gestión de proyectos, partiendo de un diseño preliminar que es una lista inicial de entregables y actividades requeridas para llegar a cumplir con dichos entregables en calidad, tiempo y costo.

De nuestro diseño preliminar tenemos que descomponerlo en una serie de actividades en secuencia en base al ataque del grupo de causas raíces que vimos en el paso anterior.

Para cada una de estos entregables y actividades tenemos que realizar una primera estimación de su duración en tiempo y los recursos que serán requeridos, por lo tanto nuestro entregable en esta etapa será una secuencia inicial de actividades con sus plazos estimados de duración y los recursos que vamos a necesitar asegurar para su ejecución.

Es muy importante como realiza su estimación y las herramientas en las cuales se soporta para realizar el calculo de tiempo y los recursos necesarios, por lo que vamos a revisar un primer grupo de errores que comúnmente se cometen cuando se trata de realizar las estimaciones:

Síndrome del estudiante
Todo aquel que ha estado en un aula de clases ya sea en el colegio o en la universidad habrá experimentado esta situación ante la asignación de un trabajo o tarea para cual se le dió un plazo de tiempo razonable aunque algo exigente, siempre consideramos que vamos a tener tiempo después y si bien nuestro plan de acción nos demanda comenzar desde el primer día por diversos motivos no lo hacemos de inmediato y el tiempo empieza a correr, sin darnos cuenta ya estamos a más de la mitad del plazo que tenemos y empezamos a ejecutar algo tarde para nuestro plan de inicial, empezando por aquellas actividades que son la más urgentes, por lo tanto cuando hagamos nuestra estimación debemos tener en cuenta que otras responsabilidades o tareas venimos ejecutando

Dependencias
Las actividades se encuentran en secuencia con la existencia de dependencias entre ellas, es decir el inicio de una actividad puede depender de la finalización de un o de varias actividades, por lo que en esta situación una demora o retraso de alguna actividad se transmite hacia otras actividades, pero no así los adelantos de actividades que no logran transmitirse, es decir, no siempre podemos ganar tiempo pues los recursos requeridos para nuestros proyectos no siempre se van a encontrar disponibles pues se encuentran aún asignados a otros proyectos.

Pocas terminaciones anticipadas
A veces somos optimistas y hacemos estimaciones considerando que algunas de nuestras actividades las vamos a poder terminar antes de lo planificado, con lo cuan tendremos tiempo libre para asumir otras actividades, pero en la práctica muy pocas veces se dan terminaciones anticipadas, pues si algo de tiempo nos queda lo dedicamos a hacer alguna revisión adicional, a afinar nuestro trabajo, a sacarle brillo a nuesro entregable.

Atraco en el ascensor
Evite dar estimaciones apresuradas. Como responsables de un proyecto no queremos quedar mal si algún interesado del proyecto o directivo importante se nos cruza en el pasadizo o en el ascensor y nos pregunta por un dato relacionado a la duración de una actividad en tiempo o costo, o a la fecha estimada en la cual se cumplirá algunos de los hitos del proyecto, por lo que intentamos hacer una rápida estimación tratando de recordar los detalles para armar nuestra respuesta, y suele pasar que nos equivocamos en dicha estimación instantánea con un dato que luego es presentado a cierto nivel que es tomado como un dato certero, por lo cual resulta complicado luego cambiarlo, quedando como parte de la planificación de nuestro proyecto.

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