Uso de Recursos

Todos los problemas deben ser vistos como oportunidades de mejora y se encuentran en todas partes. Ya hemos visto dos de las principales fuentes de problemas como es la atención al cliente y la calidad de los productos y servicios.

Ahora vamos a revisar la tercera fuente de problemas que está relacionada al uso adecuado de los recursos de la organización, para lo cual le invito a responder la siguiente pregunta:

¿Estamos empleando bien los Recursos que la organización nos entrega para realizar nuestras labores?

El mal uso de los recursos no se presenta de manera consciente, es decir no empezamos el día pensando hoy voy a malgastar el tiempo o los recursos que me brinda la empresa, pero en la medida que pasa el tiempo nos vamos alejando de la simplicidad inherente que deben tener nuestros procesos incorporando o elevando el grado de complejidad de nuestras operaciones y empezamos a tener un elevado número de firmas para algunas aprobaciones, diferentes quiebres en nuestros compromisos que nos llevan a tener que reiterar el ingreso de los pedidos o nos generan mayor cantidad de mermas, equipos que tenemos que rematar o enviar a la chatarra como obsoletos, negociaciones en las que no conseguimos el mejor precio y que podemos estar comprando por encima del mejor precio del mercado.

Por lo que si desea ubicar problemas en este frente le sugiero algunos ejemplos:

  • Mermas, desperdicios: se nos presentan casos en los cuales el flujo natural de un pedido se ve interrumpido por diversos incumplimientos o quiebres en el proceso lo que lleva a que tengamos desperdicios, es decir productos o materiales que tienen que ser descartados por su baja calidad o por que están fuera de tiempo dentro del proceso productivo. En resumen estamos generando entregables que no agregan ningún valor a lo que los clientes esperan de nuestros productos o servicios. Es increíble apreciar la cantidad de productos o materiales obsoletos que pueden estar guardados en algún almacén ocupando espacio que no es nada útil para la empresa.
  • Retrabajos: relacionado a lo anterior en nuestra producción muchas veces tenemos que hacer un reprocesamiento de algunas partes o componentes del entregable final, lo cual conlleva una mayor utilización de la maquinaria o de los materiales asociados así como también un mayor tiempo en el procesamiento que nos puede llevar a incumplir nuestros plazos de entrega.
  • Alto consumo de papel u otros economatos: nuestra visión debe ser la de trabajar o producir sólo en todo aquello que agrega valor para nuestros clientes, por lo tanto nuestra solicitud de materiales o economato debe responder a lo planificado para cumplir con lo ofrecido al cliente, evitando compras en exceso sólo con el fin de un abastecimiento en exceso, incluyendo el material de oficina destinado para procesos que resulten burocráticos cuando podemos tener procesos automatizados y simplificados para evitar este tipo de gastos.
  • Alto número de horas extras: pues toda esa maquinaria a veces imperfecta requiere de gente, de personas que la hagan mover, que aseguren su funcionamiento y la tendencia puede llevarnos a solucionar los problemas incrementando cada vez más los turnos de personal para que soporten las operaciones, sin pensar o repensar en como diseñar el proceso operativo para que cada vez se encuentre más estilizado y nos lleve menos tiempo y personas para operarlo.

Tarea para la casa

Como una tarea más para la casa y que nos va a servir para luego seguir desarrollando esta metodología, les pido elaborar una lista de problemas que considere tiene su área relacionado al uso adecuado de los recursos, lo cual nos servirá cuando trabajemos la metodología para la priorización de problemas.

A esta alturas ya debe tener usted tres listas, una para cada uno de los frentes que hemos revisado, es decir para atención al cliente, calidad de productos y servicios y uso adecuado de recursos, por lo que continuaremos con nuestra metodología en la próxima entrega.

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