Checklist de problemas

Una vez que tenemos nuestro listado de problemas correctamente redactados nos toca averiguar sobre cuales nos corresponde resolver para lo cual utilizaremos a una herramienta de priorización, pues no siempre estamos en capacidad o vale la pena resolver todos los problemas de nuestro listado.

Una primera herramienta que vamos a revisar se trata de un “checklist” o lista de chequeo que vamos a aplicar a nuestro listado y qué se trata de responder a 4 preguntas sobre cada uno de los problemas.

¿El problema puede ser cuantificado?  (SI)  (NO)

Si no tenemos la manera de cuantificar el impacto, la pérdida económica o la insatisfacción que genera el problema a través de algún indicador, no podremos estar seguro que las acciones que apliquemos resolverán el problema, dado que no tendremos un valor con el cual poder comparar la situación actual y la futura.
Para esta pregunta responda SI o NO en la medida que pueda cuantificar el problema.

¿El análisis y la solución del problema dependen mayormente del área en la que trabaja?  (SI)  (NO)

En la medida que el problema se encuentra dentro del ámbito de acción de su área, tendrá mayores probabilidades de éxito pues va a poder tener una mayor injerencia y por lo tanto control sobre los resultados que está buscando, por lo tanto es importante buscar a los responsables para que se encarguen o comprometan en la resolución de problemas que están dentro de su ámbito de acción.
De igual modo revisar su capacidad de acción y responda con un SI o un NO.

¿La solución es sencilla o medianamente compleja?  (SI)  (NO)

Tenemos que prever a través de una estimación de alto nivel cual será el grado de complejidad o esfuerzo que tenemos que realizar para el proyecto que vamos a acometer para la resolución del problema, si bien no se trata de rehuir de los grandes problemas, no necesariamente será siempre conveniente atacar los problemas de mayor complejidad, sino aquellos que nos aseguren los mayores resultados que en algunos casos pueden ser aquellos de meno complejidad. Este punto puede resultar relativo dependiendo de las exigencias que tengamos al interior de la organización.
Responda a esta pregunta con un SI o un NO luego de la evaluación que ha podido realizar sobre esta pregunta.

¿La inversión a realizar es mínima o el Ratio Beneficio/Costo es aceptable?  (SI)  (NO)

No podemos pretender que una empresa nos asigne recursos económicos sin haber evaluado que sea aceptable la relación entre el costo y beneficio que vamos a conseguir, por lo tanto siempre es importante realizar un caso de negocio en que se tenga el resultado de esta evaluación económica. Es posible que en algunos casos existan otros factores distintos a los económicos que tendrán que tenerse en cuenta, pero del mismo modo es bastante útil que llevemos a cabo la evaluación económica.

Al igual que las preguntas anteriores tomemos nota de nuestra respuesta si es SI o NO

Una vez que hayamos aplicado este checklist a los problemas identificados tendremos un listado priorizado o ranking en base a la mayor cantidad de respuestas “SI” que tengamos en esta matriz. La recomendación es tomar un especial interés en listar los problemas que obtuvieron 4 “SI” en esta matriz. En nuestra próxima entrega continuaremos con la metodología para priorizar los problemas detectados y seleccionar el más importante.

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